Проекты, выполняемые в организации, всегда сопровождаются большим количеством формальной и неформальной информации, содержащейся в договорах, ТЗ, служебных записках, протоколах, отзывах экспертов и т.п. Часть этой информации находится в архивах на файловых серверах, часть - в локальных папках на компьютерах пользователей, часть - в почте и в Интернет, план проекта на сервере системы управления проектами.

Возникает вопрос - каким образом эффективно управлять всей этой разнородной проектной информацией?

Ответом является создание Корпоративной базы знаний и интеграция её с Системой управления проектами (СУП).

Интеграция систем позволяет структурировать всю необходимую информацию и предоставить участникам, вовлеченным в работу по проекту, средства работы с имеющимися данными (план проекта, вопросы, риски, архивы, рабочие документы проекта и др.), а также средства коллективной работы (дискуссии, рассылки уведомлений, мгновенные сообщения и др.).

Следует иметь ввиду, что эффективная работа описанного решения возможна при соблюдении регламентных документов, описывающих взаимодействие двух подсистем - Системы управления проектами (СУП) и Корпоративной базы знаний (КБЗ).
 

Следующие примеры показывают основные преимущества интеграции СУП и КБЗ:

1. Разделение по тематическим областям, структурирование проектной информации;
   
2. Автоматические уведомления позволяют оперативно оповещать сотрудников о необходимости заполнить информацию по задачам или об изменениях в списке задач;
   
3. Быстрый поиск информации на сайтах проектных групп за счет дополнительных атрибутов допустимых при хранении файлов в КБЗ;
   
4. Хранение проектной документации в структуре КБЗ, связывание и совместное использование данных, таких как документы, вопросы и риски, относящейся к планам проектов.
   
5. Улучшение коллективной работы  в проектных группах за счет использования функциональности КБЗ:

• Персонализация доступа к информации. Сотрудники с помощью веб-доступа видят только те задачи, которые назначены непосредственно им;
  
• Дискуссии по проектам. Обсуждение «горячих» вопросов, коллективное творчество;
  
• Удаленный доступ к общей проектной области КБЗ (в том числе поддержка мобильных устройств);
  
• Отслеживание версий документов, уведомления о внесении изменений в документы.

Результаты внедрения интегрированного решения:

• Снижение объемов административной работы;
  
• Централизованное хранение и управляемый доступ ко всей информации по проекту;
  
• Снижение общей стоимости владения информационной инфраструктурой;
  
• Возможность использования в проектах исторической информации для повышения качества работы проектных групп;
  
• Повышение качества проектов и выполнение их в запланированный срок, за счет использования максимально полной оперативной информации;
  
• Коллективная работа;
  
• Целостная картина хода проекта.

См. также:

Новости компании

19 мая: семинар «Комплексная система управления проектно-ориентированными компаниями, специализирующимися на оказании бизнес-услуг»