БИЗНЕС-КОНСАЛТИНГ

ИТ-КОНСАЛТИНГ

ЭНЕРГЕТИЧЕСКИЙ КОНСАЛТИНГ

ЭКОЛОГИЧЕСКИЙ КОНСАЛТИНГ

ПРОГРАММНЫЕ СРЕДСТВА

СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА (СМК)

АНТИКРИЗИСНЫЙ ПАКЕТ РЕШЕНИЙ

М. Смирнов
Директор по стратегическому развитию и маркетингу
«Консультационная фирма «МРЦБ»

Повышение качества и эффективности управления - одна из главных задач большинства отечественных компаний, так как только качественное управление открывает путь к реальному повышению их конкурентоспособности и прибыльности, к привлечению инвестиций, а значит, к максимальным темпам роста стоимости бизнеса.

Для повышения качества управления менеджменту компании необходимы современные и многофункциональные инструменты, которые позволяют анализировать большое количество экономических параметров и принимать грамотные управленческие решения, адекватные сложившейся ситуации на рынке. Одним из таких инструментов являются информационные системы. Все чаще директора и владельцы компаний приходят к пониманию того, что информационные системы - это не дань моде, а необходимое условие для выживания и успешного развития. Сегодня на российском рынке уже сложились предпосылки к широкому внедрению информационных систем:

• в рыночной среде значительно усложняется структура внешних связей компании, а следовательно, растут разветвленность и мощность информационных потоков;
• высокая неопределенность и динамичность внешней среды создают проблемы, связанные с выбором оптимальных управленческих решений и их реализацией в минимальные сроки;
• успешная работа компании в условиях конкурентного рынка невозможна без регулярного и оперативного мониторинга финансово-хозяйственной деятельности ее структурных подразделений по широкому кругу показателей и представления ее показателей в системе управленческого учета;
• для эффективного управления всеми бизнес-процессами компании необходима их полная автоматизация.

В настоящее время на отечественном рынке существует достаточно большое количество разнообразных отечественных и зарубежных информационных систем, начиная от локальных, ориентированных на решение узких задач, и заканчивая крупными интегрированными системами, обеспечивающими автоматизацию всех бизнес-процессов предприятия. Выбор типа информационной системы зависит от целей и задач, стоящих перед руководством компании.

Локальные системы

Локальные системы ориентированы на решение узких задач управления предприятием. Системы этого класса по многим критериям универсальны и в равной степени применимы как для крупных, так и для мелких предприятий. Их достаточно легко настроить под специфику конкретного предприятия. Системы данного класса, как правило, используются для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, бюджетирования, управленческого учета и т. д.

Финансово-управленческие системы

Функциональность финансово-управленческих систем гораздо шире, чем локальных. Данные системы ориентированы на рассмотрение предприятия с точки зрения управления финансовыми ресурсами. Во многих из них также реализована возможность управления производством. Данные системы преследуют стратегию перехода в класс среднеинтегрированных.

Средние интегрированные информационные системы

Средние интегрированные информационные системы ориентированы на управление всеми ресурсами предприятия и охватывают такие сферы деятельности предприятия, как управление финансами, производство, сбыт, управление материальными ресурсами, управление персоналом, логистика. Цепочка оперативного планирования «закупки - производство - сбыт» является ядром таких систем.

Крупные интегрированные информационные системы

Крупные интегрированные системы отличаются от средних набором специализированных решений и глубиной поддержки процессов управления больших многофункциональных групп предприятий. Такие системы предусматривают широту охвата, включая управление производством, управление сложными финансовыми потоками, корпоративную консолидацию, глобальное планирование и бюджетирование. Сходные функции присутствуют во многих финансово-управленческих и средних интегрированных системах, однако с более низкой степенью проработки. В целом системы, обозначенные в этой классификации как средние и крупные интегрированные, а также финансово-управленческие, в которые активно развивается функционал, относятся к группе комплексных (или корпоративных) информационных систем MRP или ERP-класса.

Информационные системы ERP-класса ориентированы на автоматизацию работы больших корпораций с территориально разнесенными ресурсами. Это достигается благодаря следующим особенностям:

• полнота функциональности, обеспечивающая автоматизацию управления всеми бизнес-процессами предприятия;
• стандартизация процессов бухгалтерского и управленческого учета, планирования, закупок и реализации, управление финансовыми ресурсами путем использования заложенной в системе логики построения бизнес-процессов, отражающей самые современные подходы и методы управления бизнесом;
• создание единого информационного пространства и использование единого формата и базы данных, что обеспечивает значительное сокращение времени на обработку и передачу информации;
• открытость и интегрируемость, возможность переноса и обмена данными с другими системами.

В настоящее время на рынке можно выделить несколько крупных интегрированных систем ERP-класса: BaaN, JD Edwards, Oracle, SAP R/3. Среди зарубежных систем автоматизированного управления SAP R/3 вызывает сегодня наибольший интерес у руководителей и владельцев крупных компаний.

Система SAP R/3 состоит из набора прикладных модулей, которые поддерживают различные бизнес-процессы компании и интегрированы между собой в масштабе реального времени (рис. 1).

Рис. 1. Прикладные модули информационной системы SAP R/3.

На концептуальном уровне бизнес-процессы уже воспроизведены в системе, наличие интегрированного хранилища данных и средств управления информационными потоками означает, что при внедрении SAP R/3, как правило, не требуется воспроизводить бизнес-процессы «с нуля»». Достаточно настроить систему под нужды конкретного пользователя. К основным модулям системы можно отнести:

• Финансы (FI);
• Управление бюджетом (FI-FM);
• Контроллинг (CO);
• Управление материальными потоками (MM);
• Сбыт (SD);
• Техобслуживание и ремонт оборудования (PM).

Финансы (FI).

Модуль FI является центральным в системе SAP R/3. Он отвечает за внешний учет и отчетность, работу со счетами главной книги, в которой регистрируются операции, выполняемые в других модулях, перед тем как данные о них вводятся в балансовый отчет и отчет о прибылях и убытках. Модуль ориентирован на выполнение следующих операций:

• ведение главной книги - основные записи счетов, проводки документов, отображение проводок и баланса, информация о банках и т.д.;
• операции с кредиторами - основные записи поставщиков, проводки документов, отображение проводок и баланса, программа расчетов и т.д.;
• операции с дебиторами - основные записи клиентов, проводки документов, отображение проводок и баланса, нисходящие платежи, управление кредитами и т.д.;
• операции по закрытию - закрытие дня/месяца/года во внешнем учете и отчетности.

Управление бюджетом (FI-FM).

Модуль FI-FM является составной частью модуля FI и обеспечивает составление бюджета всех поступлений и расходов по отдельным сферам ответственности, отслеживание будущих движений финансовых средств в отношении существующего бюджета, а также предотвращение перерасходов бюджета. Он полностью интегрирован с другими компонентами системы SAP R/3 и ориентирован на выполнение следующих функций:

• планирование бюджета;
• контроль за фактическим поступлением и расходованием финансовых средств;
• формирование отчетов об исполнении бюджета.

Контроллинг (CO).

Модуль СО предназначен для ведения управленческого учета и ориентирован на предоставление руководству всего перечня необходимой управленческой информации. При этом используются данные, поступающие из других модулей.
Данный модуль позволяет выполнять следующие операции:

• планирование и учет затрат по отдельным структурным единицам предприятия;
• перерасчет затрат между отдельными структурными единицами; расчет внутренних заказов;
• оценка доходности отдельных видов деятельности;
• формирование плановой и фактической себестоимости отдельных видов продукции;
• составление бизнес-плана предприятия и иной управленческой отчетности.

Управление материальными потоками (MM).

Модуль ММ поддерживает бизнес-процессы, связанные с управлением материальными потоками. Управление материальными потоками является стержнем всей операционной логистики, поскольку включает такие важные функции, как управление запасами, планирование потребности в материалах, закупки, управление складами, контроль счетов. С помощью данного модуля выполняются следующие операции:

• планирование потребности в материалах;
• формирование заказа на поставку;
• закупка материалов;
• поступление материалов на склад;
• перемещения материалов на складах;
• резервирование и отпуск материалов в производство;
• оценка запасов материалов;
• проведение инвентаризаций и переоценок;
• аттестация поставщика;
• формирование отчетов по движению материалов.

Сбыт (SD).

Система SAP R/3 предоставляет широкие возможности для адаптации системы автоматизации сбыта к нуждам компании. Модуль SD обеспечивает выполнение функций по поддержке сбыта, отгрузки и транспортировки товаров, а также фактурирование, т.е. весь спектр бизнес-процессов. Он взаимодействует с модулем ММ для проверки наличия материальных запасов и отпуска товаров и с модулем FI в части кредитного менеджмента и учета доходов.
В модуле SD осуществляются следующие операции:

• предпродажная поддержка;
• обработка запросов, предложений, заказов, поставок; комплектование и отпуск;
• фактурирование;
• продажи сторонним организациям;
• продажи за наличный расчет;
• продажи работникам предприятия в счет зарплаты;
• продажа ТМЦ.

Техобслуживание и ремонт оборудования (PM).

При помощи модуля РМ можно автоматизировать процесс технического обслуживания и ремонта оборудования на предприятии. Для решения этих задач задаются технические рабочие места, единицы оборудования, спецификации ТОРО, технологические карты ТОРО и прочие документы. Имеется возможность реализовывать плановое профилактическое техобслуживание и ремонт оборудования. Система позволяет хранить историю ТОРО для анализа мероприятий по техобслуживанию и сбора полной информации по расходу запасных частей. В целях получения полной информации данный модуль взаимодействует с модулями SD, FI, CO, MM.

Модуль ТОРО позволяет выполнять следующие операции:

• ведение истории ремонта и технического обслуживания оборудования;
• планирование графика ремонта, состава ремонтных работ, затрат на ремонт;
• контроль за фактическим исполнением ремонта;
• ведение истории ремонта и технического обслуживания оборудования.

Функциональные модули обеспечивают поддержку широкого спектра бизнес-процессов (рис. 2), что позволяет объединить на предприятии управление материальными потоками, сбыт, ТОРО, управление финансами, бухгалтерский учет и учет затрат в одно целое и способствует повышению эффективности производства.

Рис. 2. Управление бизнес-процессами предприятия.

Интегрированная информационная система SAP R/3 имеет сложную структуру хранения, обработки и передачи данных. Чтобы обеспечить правильную настройку всех модулей системы и определить все возможные взаимосвязи между ними, необходимы особые подходы и методы внедрения системы. При внедрении системы нужно учитывать, что:

• при ее постановке требуется серьезная методологическая подготовка, основанная на формализации всех бизнес-процессов и документооборота предприятия;
• должны быть четко расписаны объем и этапы внедрения, распределены обязанности всех участников на каждом этапе;
• должен быть обеспечен достаточно высокий уровень квалификации членов рабочей группы по внедрению, привлечены к работе опытные сотрудники из производственных и финансовых подразделений.

В ходе осуществления проекта должны быть пройдены следующие стадии:

• подготовка проекта;
• концептуальное проектирование;
• реализация и заключительная подготовка;
• переход к промышленной эксплуатации и поддержка.

Подготовка проекта

Данный этап является основополагающим и определяет успешную реализацию всех последующих этапов.

Рациональное функционирование системы SAP R/3 во многом зависит от правильности настроек ее модулей и взаимосвязей между ними. Необходимо учитывать все особенности деятельности предприятия, что позволит руководству использовать систему как эффективный экономический инструмент повышения уровня управляемости организацией.
Для апробации функциональности выбранных для внедрения модулей следует определить состав пилотных подразделений.

При планировании работ, определении этапов выполнения проекта, распределении обязанностей участников проекта применяется специально разработанная компанией SAP AG и применяемая М-РЦБ методология внедрения системы AcceleratedSAP (ASAP). В соответствии с этой методологией необходимо:

• утвердить устав проекта, в котором определяется объем проекта, описаны все организационные процедуры ведения проекта, отражены методология внедрения проекта и прочие организационные вопросы, связанные с реализацией проекта;
• сформировать управляющий совет проекта;
• в рамках организационной структуры компании создать подразделение, обеспечивающее разработку, внедрение и развитие системы;
• определить основные направления обследования структурных подразделений предприятия с ориентацией на выбранные модули;
• в качестве технической и информационной поддержки закупить соответствующее оборудование и программное обеспечение.

Концептуальное проектирование

При внедрении информационной системы SAP R/3 требуется достаточно серьезная методическая поддержка на этапе концептуального проектирования системы. Методическая документация должна учитывать все особенности деятельности предприятия. На этапе концептуального проектирования необходимо:

• провести комплексное обследование основных бизнес-процессов предприятия, реализация которых планируется в системе;
• по каждому из функциональных направлений сформировать модель документооборота, перечень первичных и отчетных документов и модель бизнес-процессов «как есть» и «как должно быть».

Сформированные документы позволят разработать концептуальный проект, учитывающий все особенности конкретного предприятия.

Реализация и заключительная подготовка

В рамках данного этапа осуществляются все необходимые настройки модулей системы в соответствии с концептуальным проектом. Для облегчения работы будущих пользователей разрабатываются инструкции по работе в системе SAP R/3. После осуществления всех необходимых настроек модулей проводится интеграционное тестирование системы, которое позволит конечным пользователям и руководству компании наглядно оценить возможности SAP R/3.

Переход к промышленной эксплуатации и поддержка. На данном этапе проверяются основные параметры правильности работы системы и осуществляется необходимая поддержка программного продукта.

В заключение следует отметить, что информационные системы ERP-класса, в частности SAP R/3, являются эффективным экономическим инструментом, позволяющим автоматизировать все области бизнеса и решать текущие и стратегические задач.

См. также:

Услуги

Комплексная реализация бизнес-планирования на базе выбранной информационной системы

Разработка методологии бизнес-планирования

Автоматизированная система финансово-экономического управления

Системы финансово-экономического управления предприятием

Выбор системы автоматизации предприятий

mySAP

Программные средства

ИТ-консалтинг

Решения

Энергетика