Внедрение системы управления договорами ориентированно на упорядочение работы с договорными документами и повышение ответственности руководителей подразделений, участвующих в договорной работе, за качество принимаемых решений.

В целях постановки на предприятии системы управления договорами может быть произведена оптимизация организационно-функциональной структуры предприятия в части определения функций договорной службы, должностных обязанностей ее сотрудников и регламентов работы.

Основные задачи, решаемые системой Управления договорами:

• Формирование и ведение карточки договорного документа на протяжении всего жизненного цикла, от стадии заключения до завершения действия договора;
• Формирование и ведение реестра договоров компании;
• Автоматизированная процедура получения фактических данных об исполнении договора;
• Автоматическая процедура согласования договоров с финансовыми бюджетами;
• Формирование графика поставок и графика платежей в разрезе каждого договора;
• Формирование отчетных форм в различных аналитических разрезах.

Наиболее важным этапом в процессе разработки Концепции системы управления договорами является определение бизнес-процессов  системы. В зависимости от типа предприятия, специфики деятельности и сложившейся схемы ведения бизнеса, процессы, реализуемые в системе Управления договорами, могут быть различны.

Укрупнено можно выделить следующие типовые бизнес-процессы, которые реализуются в системе Управления договорами:

• Заключение договора;
• Исполнение договора;
• Закрытие договора.

Заключение договора

На этапе заключения договора в Системе реализованы такие возможности, как:

• Согласование договорного документа с сотрудниками всех заинтересованных служб, включая контроль на соответствие статьям бюджета;
• Согласование с контрагентом условий договорного документа, регистрация в системе всех разногласий, возникших в процессе переговоров в виде протокола согласования;
• Регистрация договорного документа.

Исполнение договора

На этапе исполнения договора в Системе реализованы:

• Контроль исполнения обязательств по поставке на основании данных о фактически произведенных поставках, выгруженных из системы бухгалтерского учета;
• Контроль исполнения обязательств по оплате с возможностью формирования Заявки на оплату и загрузки данных из других систем о фактических произведенных оплатах;
• Сверка исполнения договорного документа с Контрагентом;
• Формирование отчета об исполнении договорного документа;
• Осуществление претензионной и судебной работы.

Закрытие договора

На этапе закрытия договора в Системе реализованы такие возможности, как:

• Формирование Листа закрытия договорного документа;
• Согласование закрытия договорного документа с сотрудниками всех заинтересованных служб;
• Изменение статуса договора.

Автоматизированная система Управления договорами может внедряться как независимый программный продукт, так и интегрированный с другими информационными системами, которые разработаны ООО «Консультационная фирма «М-РЦБ».

См. также:

Отраслевые заказчики

Промышленность и производство

Новости компании

Компания М-РЦБ автоматизировала управление финансово-хозяйственной деятельностью УК Арматор и управляемых ею компаний

МРЦБ автоматизирует управление технологическими присоединениями ОАО «ЛОЭСК»

Новости компании

МРЦБ: испытания системы автоматизации управления финансово-хозяйственной деятельностью (АСУФХД) в ОАО «МагаданЭнерго» завершены успешно

Компания М-РЦБ автоматизировала управление финансово-хозяйственной деятельностью УК Арматор и управляемых ею компаний

МРЦБ автоматизирует управление технологическими присоединениями ОАО «ЛОЭСК»

23 мая: семинар «Комплексная система управления финансовыми ресурсами. Система сбалансированных показателей»