Внедрение системы управления договорами ориентированно на упорядочение работы с договорными документами и повышение ответственности руководителей подразделений, участвующих в договорной работе, за качество принимаемых решений.
В целях постановки на предприятии системы управления договорами может быть произведена оптимизация организационно-функциональной структуры предприятия в части определения функций договорной службы, должностных обязанностей ее сотрудников и регламентов работы.
Основные задачи, решаемые системой Управления договорами:
- Формирование и ведение карточки договорного документа на протяжении всего жизненного цикла, от стадии заключения до завершения действия договора;
- Формирование и ведение реестра договоров компании;
- Автоматизированная процедура получения фактических данных об исполнении договора;
- Автоматическая процедура согласования договоров с финансовыми бюджетами;
- Формирование графика поставок и графика платежей в разрезе каждого договора;
- Формирование отчетных форм в различных аналитических разрезах.
Наиболее важным этапом в процессе разработки Концепции системы управления договорами является определение бизнес-процессов системы. В зависимости от типа предприятия, специфики деятельности и сложившейся схемы ведения бизнеса, процессы, реализуемые в системе Управления договорами, могут быть различны.
Укрупнено можно выделить следующие типовые бизнес-процессы, которые реализуются в системе Управления договорами:
- Заключение договора;
- Исполнение договора;
- Закрытие договора.
Заключение договора
На этапе заключения договора в Системе реализованы такие возможности, как:
- Согласование договорного документа с сотрудниками всех заинтересованных служб, включая контроль на соответствие статьям бюджета;
- Согласование с контрагентом условий договорного документа, регистрация в системе всех разногласий, возникших в процессе переговоров в виде протокола согласования;
- Регистрация договорного документа.
Исполнение договора
На этапе исполнения договора в Системе реализованы:
- Контроль исполнения обязательств по поставке на основании данных о фактически произведенных поставках, выгруженных из системы бухгалтерского учета;
- Контроль исполнения обязательств по оплате с возможностью формирования Заявки на оплату и загрузки данных из других систем о фактических произведенных оплатах;
- Сверка исполнения договорного документа с Контрагентом;
- Формирование отчета об исполнении договорного документа;
- Осуществление претензионной и судебной работы.
Закрытие договора
На этапе закрытия договора в Системе реализованы такие возможности, как:
- Формирование Листа закрытия договорного документа;
- Согласование закрытия договорного документа с сотрудниками всех заинтересованных служб;
- Изменение статуса договора.
Автоматизированная система Управления договорами может внедряться как независимый программный продукт, так и интегрированный с другими информационными системами, которые разработаны ООО «Консультационная фирма «М-РЦБ».