Проекты, выполняемые в организации, всегда сопровождаются большим количеством формальной и неформальной информации, содержащейся в договорах, ТЗ, служебных записках, протоколах, отзывах экспертов и т.п. Часть этой информации находится в архивах на файловых серверах, часть — в локальных папках на компьютерах пользователей, часть — в почте и в Интернет, план проекта на сервере системы управления проектами.
Возникает вопрос — каким образом эффективно управлять всей этой разнородной проектной информацией?
Ответом является создание Корпоративной базы знаний и интеграция её с Системой управления проектами (СУП).
Интеграция систем позволяет структурировать всю необходимую информацию и предоставить участникам, вовлеченным в работу по проекту, средства работы с имеющимися данными (план проекта, вопросы, риски, архивы, рабочие документы проекта и др.), а также средства коллективной работы (дискуссии, рассылки уведомлений, мгновенные сообщения и др.).
Следует иметь ввиду, что эффективная работа описанного решения возможна при соблюдении регламентных документов, описывающих взаимодействие двух подсистем — Системы управления проектами (СУП) и Корпоративной базы знаний (КБЗ).
Следующие примеры показывают основные преимущества интеграции СУП и КБЗ:
- Разделение по тематическим областям, структурирование проектной информации;
- Автоматические уведомления позволяют оперативно оповещать сотрудников о необходимости заполнить информацию по задачам или об изменениях в списке задач;
- Быстрый поиск информации на сайтах проектных групп за счет дополнительных атрибутов допустимых при хранении файлов в КБЗ;
- Хранение проектной документации в структуре КБЗ, связывание и совместное использование данных, таких как документы, вопросы и риски, относящейся к планам проектов.
- Улучшение коллективной работы в проектных группах за счет использования функциональности КБЗ:
- Персонализация доступа к информации. Сотрудники с помощью веб-доступа видят только те задачи, которые назначены непосредственно им;
- Дискуссии по проектам. Обсуждение «горячих» вопросов, коллективное творчество;
- Удаленный доступ к общей проектной области КБЗ (в том числе поддержка мобильных устройств);
- Отслеживание версий документов, уведомления о внесении изменений в документы.
Результаты внедрения интегрированного решения:
- Снижение объемов административной работы;
- Централизованное хранение и управляемый доступ ко всей информации по проекту;
- Снижение общей стоимости владения информационной инфраструктурой;
- Возможность использования в проектах исторической информации для повышения качества работы проектных групп;
- Повышение качества проектов и выполнение их в запланированный срок, за счет использования максимально полной оперативной информации;
- Коллективная работа;
- Целостная картина хода проекта.