Наш подход к внедрению Корпоративной Базы Знаний (КБЗ)
Как правило, внедрение Корпоративной Базы Знаний выполняется в две итерации:
• Внедрение пилотной системы.
• Внедрение промышленной системы.
Такое разделение вызвано необходимостью снизить проектные риски за счет тестирования работы системы на небольшом участке компании Заказчика и выявления необходимых организационных, технических и функциональных изменений на ранней стадии проекта внедрения.
На этапе внедрения пилотной системы на выбранном участке компании проводится весь комплекс работ по установке и настройке программного обеспечения, созданию структуры базы знаний, разработке всех необходимых документов, доработке инструкций, настройке прав доступа пользователей.
На этапе внедрения промышленной системы проводится подключение к системе всех пользователей Компании, тиражирование решения. Такой подход позволяет провести поэтапное внедрение системы с учетом сложившихся бизнес процессов Компании. Все возникающие замечания и доработки оперативно устраняются до начала промышленной эксплуатации, что позволяет в минимальные сроки провести внедрение системы, отвечающей всем требованиям Заказчика.
Основные этапы реализации КБЗ:
Проведение обследования и разработка Технического Задания
Обследование выполняется с целью уточнения требований к будущей системе и определения состояния организационной, технической и методологической готовности Компании к внедрению КБЗ.
Обследование затрагивает следующие аспекты деятельности компании:
- Бизнес-процессы компании в части работы с документами и другой значимой информацией;
- Критичные для компании информационные потребности;
- Зоны ответственности между структурными подразделениями компании;
- Техническая готовность программно-аппаратного комплекса для внедрения системы.
По результатам проведенного обследования формируется техническое задание (ТЗ), в котором описываются:
- Требования к функциональности КБЗ;
- Требования к структуре организации данных в КБЗ;
- Требования к пакету нормативных документов, регламентирующих работу КБЗ;
- Требования к команде проекта;
- Этапы и содержание работ проекта;
- План и программа обучения сотрудников.
Разработка пакета нормативной документации
Ключевым элементом КБЗ является пакет нормативной документации, которая регламентирует работу с базой знаний, определяет обязательные для всех сотрудников Компании «правила игры». Эти правила позволяют обеспечить согласованное и непрерывное взаимодействие подразделений и сотрудников при работе с базой знаний. Основными документами, регламентирующими работу КБЗ, являются Положение о КБЗ и Инструкции пользователей и персонала сопровождения КБЗ.
Основные разделы Положения о КБЗ описывают следующие аспекты:
- Пользователи КБЗ, их функции и ответственность;
- Структура хранения информации в КБЗ;
- Состав документов, подлежащих хранению в КБЗ;
- Аналитические признаки документов, по которым производится поиск.
Инструкции описывают работу с КБЗ на уровне функций отдельных сотрудников — пользователей системы и персонала сопровождения.
Установка и настройка программного обеспечения
Выбор программного обеспечения, на базе которого будет функционировать Корпоративная База Знаний, выполняется на этапе разработки Технического задания.
Перечень программных продуктов для построения КБЗ чрезвычайно разнообразен. Это такие продукты, как Hummigbird KM, IBM Information Management Software, Documentum и т.д.
Одним из популярных продуктов для портальных решений является MS SharePoint Portal Server 2003.
Специалисты компании
Однако, при необходимости, проводятся работы по созданию всей технической инфраструктуры, включая работы по закупке и настройке серверного оборудования.